Sabtu, 15 Mei 2021   

Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran

  

1. Infrastruktur Penyampaian Laporan

Perusahaan menyediakan saluran khusus bagi Pelapor yang akan menyampaikan pengaduan/laporan pelanggaran, antara lain yaitu:
a. Telepon dan SMS : 0812 7213 8396
b. Situs Aplikasi WBS : www.ptpn6.com
d. Email: wbs@ptpn6.id
e. Surat resmi yang ditujukan kepada Komite Pengelola WBS, dengan cara diantar langsung, atau melalui pos dengan alamat :
Komite Pengelola WBS PT. Perkebunan Nusantara VI
Jl. Lingkar Barat I RT 20, Kenali Asam Bawah
Kota Baru, Jambi - 36128

2. Kewenangan Penanganan Pelaporan Pelanggaran

a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh karyawan Perusahaan, maka laporan pelanggaran disampaikan kepada Komite Pengelola WBS
b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Direksi, atau orang yang mempunyai hubungan khusus dengan anggota Direksi, maka laporan pelanggaran disampaikan kepada Komisaris Utama melalui Komite Pengelola WBS. Penanganan lebih lanjut diserahkan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan investigasi, dapat menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen.

c. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur Utama. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan bila diperlukan investigasi, dapat menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen.

c. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh administrator dan/atau Komite Pengelola WBS, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung kepada Direktur Utama. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan bila diperlukan investigasi, dapat ditindaklanjuti Satuan Pengawas Intern (SPI).

d. Dalam hal pelanggaran dilakukan secara bersama-sama oleh anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi dan Komite Pengelola WBS, maka laporan pelanggaran tersebut dapat diserahkan kepada penegak hukum yang berwenang seperti Polisi, Kejaksaan, Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Komisi Pengawas Persaingan Usaha atau Penyidik Pegawai Pemerintah.


3. Mekanisme Penyampaian Laporan

Mekanisme penyampaian pelaporan pelanggaran oleh Pelapor pada dasarnya dilakukan melalui jalur formal yaitu melalui Atasan Langsung secara berjenjang, direktorat dan fungsi terkait, namun apabila Pelapor memandang sarana pengaduan tersebut tidak efektif atau ada keraguan dan/atau pihak-pihak yang ada pada jenjang tersebut terlibat di dalam objek pelaporan, maka Pelapor dapat menyalurkan pelaporan pelanggaran melalui Komite Pengelola WBS.

4. Kekebalan Administratif

Perusahaan berkomitmen untuk mengembangkan budaya yang mendorong karyawan untuk berani melaporkan tindakan pelanggaran yang diketahuinya. Hal ini dilakukan dengan memberikan kekebalan atas sanksi administratif kepada para Pelapor yang beritikad baik.
Kebijakan tersebut diatas dapat diberikan kepada Pelapor yang belum pernah melakukan pelanggaran berat, atau bila dia terpaksa terlibat dalam pelanggaran berat, tetapi dengan itikad baik melaporkan adanya pelanggaran tersebut. Kekebalan terhadap sanksi administratif ini hanya berlaku internal perusahaan.


5. Komunikasi dengan Pelapor

a. Komunikasi dengan Pelapor akan dilakukan melalui Komite Pengelola WBS. Dalam komunikasi ini Pelapor juga akan memperoleh informasi mengenai penanganan kasus yang dilaporkannya, apakah dapat ditindaklanjuti atau tidak termasuk status penanganan laporan bila laporan ditindaklanjuti.
b. Bila Pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelanggaran tersebut. Pemberian informasi ini dilakukan dengan mengingat asas kerahasiaan antara Pelapor dengan perusahaan. Pembocoran sifat kerahasiaan ini oleh Pelapor akan menghapuskan kewajiban perusahaan atas jaminan kerahasiaan yang diberikan kepadanya dan dalam kasus tertentu dapat mengakibatkan hilangnya perlindungan kepada Pelapor.
c. Dalam hal Pelapor adalah pihak Eksternal dan bukan karyawan perusahaan, kebijakan komunikasi dengan Pelapor ini dapat diberikan kepadanya. Hal ini berlaku bila ia bersedia menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi baik yang ia terima dari perusahaan, maupun yang disampaikan kepada perusahaan.